PLANUNGSPHASE

 

Business-Plan

Bei der Übernahme eines bestehenden Büros müssen Sie sich ein exaktes Bild über die Ausgangslage und den Ist-Zustand des Unternehmens verschaffen. Gehen Sie davon aus, dass Sie sich nicht darauf verlassen können, dass das Büro automatisch so weiter läuft, wie dies der Fall war, als der Übergeber noch im Boot war.

Um ein Büro weiter zu führen und die Positionierung am Markt zu sichern, muss sich das Büro entsprechend Ihrer Planung weiter entwickeln. Die Erstellung und konsequente Fortschreibung eines Business-Plans ist im Rahmen einer Büroübernahme nicht nur dringend zu empfehlen, sondern häufig Voraussetzung für Bankgespräche etc.. Beantworten Sie im Rahmen der Erstellung eines Business-Plans unter anderem folgende Fragen:

• Welches sind die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken des Büros?
• Welches sind die kurz-, mittel- und langfristigen Ziele für das Büro?
• Welche Veränderungen sind aus Ihrer Sicht erforderlich?
• Wollen Sie das Büro alleine oder mit einem Partner führen?
• Hat das Büro die richtige Gesellschafts- und Rechtsform?
• Wie sieht Ihre Personalplanung aus?
• Wie sieht die Finanzplanung für die nächsten 3 Jahre aus?
• Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um den Auftragsbestand zu sichern?
• Welches Erscheinungsbild soll das Büro nach der Übernahme haben?

Auch wenn die Nachfolgeregelung innerhalb der Familie vollzogen werden soll, ist die Erstellung eines Business-Plans durch den Übernehmer anzuraten.

Wenn Ihnen die Erstellung eines Business-Plans schwer fällt, können Sie sich durch einen Unternehmens-, Unternehmer- oder Steuerberater unterstützen lassen!

 

Übernahmemodell

Im Anschluss an die Durchleuchtung des zu übernehmenden Büros und Beleuchtung  der Zukunftschancen im Rahmen der Business-Planung sollte gemeinsam mit dem Büroübergeber ein Übergabeplan erarbeitet werden. Darin enthalten sollte unter anderem sein:

• Kaufpreis
• Zahlungsmodus
• Übergabezeitraum
• Kontaktübergang
• Kundeninformation
• Weitere Einbindung des Übergebers

Teilweise bieten die Fragestellungen innerhalb der Erarbeitung des Übergabemodells „emotionalen Sprengstoff“ zwischen Büroübergeber und –übernehmer. Ein das Verfahren moderierender Berater kann dafür sorgen, dass das gemeinsame Ziel immer im Vordergrund bleibt.

 

Steuerliche Konzeption

Bei der Übernahme eines Büros und dem Umgang mit dessen Wert spielen steuerliche Parameter eine wichtige Rolle. Damit dem Büroinhaber und Nachfolger nicht unnötig Geld verloren geht, sollte die entstehende Steuerbelastung minimiert werden.

Eine gute steuerliche Konzeption ermöglicht es insbesondere, die Zeitpunkte der Besteuerung so zu planen, dass die Steuerbelastung auch mittelfristig den betrieblichen und persönlichen Belangen der Beteiligten entspricht. Unter anderem müssen folgende Steuerbelastungen in die Gestaltung der steuerlichen Konzeption einbezogen werden:

• Einkommensteuer
• Erbschafts- und Schenkungssteuer
• Gewerbesteuer
• Umsatzsteuer

Aus Sicht des Büroübergebers ist eine Einmalzahlung des Kaufpreises ideal. Aus Sicht des Käufers wird häufig eine Bezahlung des Kaufpreises in zukünftigen Raten angestrebt. Hier gilt es das auch steuerliche Optimum für die Beteiligten herauszuarbeiten. Generell wichtig ist, dass Freibeträge optimal genutzt werden.

Zur Erarbeitung eines auch steuerlich optimierten Modells sollte ein Steuerberater frühzeitig in die Planung eingebunden werden.

 

Vertragsparameter

Innerhalb der Planung der Büronachfolge sollten Büroübernehmer und Büroübergeber schrittweise differenzierte Vertragsparameter erarbeiten. Diese sollten noch frei von juristischen Floskeln sein und in verständlicher Weise die Wünsche hinsichtlich der vertraglichen Regelungen der Beteiligten enthalten.

Diese Vertragsparameter bilden in der Umsetzung des Vorhabens die Grundlage zur Ausarbeitung von Verträgen durch einen Rechtsanwalt.

 

Mitarbeiter

Die Frage nach dem Nachfolger beschäftigt Mitarbeiter in hohem Maße. Der Wechsel innerhalb der Büroführung verursacht Sorgen und sorgt für Ängste. Ein intensives Kennenlernen der Mitarbeiter ist daher äußerst wichtig, gerade für einen externen Nachfolger.

Zu überlegen ist, wann ein potenzieller Büroübernehmer Mitarbeitern vorgestellt werden soll. Gerade wegen der hohen Brisanz des Themas ist es aus Sicht des Büroübergebers sinnvoll, ein Kennenlernen der Mitarbeiter erst nach Klärung aller Vertragsparameter und weitgehender Übereinstimmung der Interessenslagen zu ermöglichen.

Egal wann das Kennenlernen dann stattfindet, ob in der Planungs- oder Umsetzungsphase, ist generell zu empfehlen, Einzelgespräche mit den Mitarbeitern zu führen, diese über geplante Veränderungen zu informieren, deren Wünsche zu erfassen und Führungskräfte in Entscheidungen einzubeziehen. Es sollte verdeutlicht werden, welche Bedeutung die einzelnen Mitarbeiter für den Weiterbestand des Büros haben.

Diese Vorgehensweise ist nicht nur externen Nachfolgern, sondern insbesondere auch Nachfolgern aus dem Familienkreis des ehemaligen Büroinhabers zu empfehlen, also insbesondere auch dann, wenn Mitarbeiter den zukünftigen Chef bereits kennen und dieser bereits eine spezielle Rolle eingenommen hat. Häufig entstehen bei dem Rollenwechsel Akzeptanzprobleme auf Seiten der Mitarbeiter, welche ausgeräumt werden müssen.

Da der Wechsel oder der Eintritt in die Rolle eines Vorgesetzten kein rein formaler Akt ist, kann es hilfreich sein, sich durch Experten unterstützen zu lassen.

 

Kundenkontakte

Ein wesentlicher Teil des Bürowertes besteht im Zukunftspotenzial, aktiven und potenziellen Kunden sowie bestehenden Kontakten des Büroübergebers. Jeder Übernehmer muss sicherstellen, dass diese Kontakte persönlich, zeitnah und mit möglichst geringen Verlusten vom Senior übergeben werden.

Bereits innerhalb der Planungsphase einer Büroübernahme sollte zwischen Büroübergeber und Übernehmer festgelegt werden, wie der Kontaktübergang erfolgen soll. Hilfreich ist die Erstellung einer umfangreichen Kunden- und Kontaktübersicht durch den Übergeber, welche die Basis für die Besprechungen bildet und wie mit welchem Kontakt umgegangen werden soll. Es sollte definiert werden, wann und wie eine Information oder ein Kennenlernen stattfinden soll.

Ist eine Phase der gemeinsamen Zusammenarbeit zwischen Büroübergeber und -übernehmer geplant, sollten wichtige Termine nach der Büroübernahme immer gemeinsam wahrgenommen werden.

Ein häufiger Grund für das Scheitern von Nachfolgeregelungen ist, dass der Übergang von Kontakten nicht funktioniert hat.

 

Finanzplanung

Die grundsätzliche Frage, ob Sie ein Büro übernehmen können, hängt maßgeblich auch von den finanziellen Möglichkeiten ab. Häufig wird der Kapitalbedarf für eine Büroübernahme unterschätzt. Es zeigt sich, dass investiert werden muss, um das Büro konkurrenzfähig zu halten und um eigene Ziele zu erreichen. Zudem werden oft unrealistische Bürowerte ermittelt und es entstehen überhöhte Kaufpreisvorstellungen auf Seiten des Übergebers.

Die Finanzplanung bildet einen wichtigen Teil innerhalb des Business-Plans. Innerhalb der Finanzplanung sollten sämtliche Eigen- und Fremdkapitalmittel, wie Barmittel und Bankkredite sowie öffentliche Fördermittel, Private Fixkosten etc. analysiert werden. Auf dieser Grundlage sollte eine Erfolgs- und Finanzplanung unter Berücksichtigung des vereinbarten Kaufpreises für das Büro erstellt werden. Aus dem Ergebnis wird ersichtlich, ob Sie das Büro zu den verhandelten Konditionen übernehmen und Fremdkapitalmittel finanzieren können.

Aus der Differenz von Kapitalbedarf und Eigenkapital ergibt sich der Finanzierungsbedarf. Hierfür kommen u. a. Kredite bei Banken und Fördermittel in Frage, welche derzeit häufig sehr günstige Konditionen bieten. Über die entsprechenden Möglichkeiten sollten Sie sich vor einem Bankbesuch, z. B. im Internet gründlich informieren.

Zu empfehlen ist eine ausführliche Beratung zum Thema Übernahme-Finanzierung.

 

Kaufpreis

Die Frage nach der Übernahme eines Büros ist eng damit verknüpft, wie hoch der Kaufpreis ist und wie die Bezahlung erfolgen soll.

Neben einer sofortigen Bezahlung des gesamten Kaufpreises besteht die Möglichkeit der Bezahlung des Kaufpreises in Raten. Ebenso möglich ist eine Kombination dieser beiden Varianten in Form der sofortigen Bezahlung eines Einstiegsbetrages und der Finanzierung des Restbetrages in Raten.

Im Falle einer sofortigen Bezahlung liegt das vollständige Risiko auf Seiten des Käufers. Es besteht die Voraussetzung, dass aufgenommene Kredite zurück bezahlt werden können und dass die Büroentwicklung nach der Übernahme weiterhin positiv verläuft.

Bei einer reinen Bezahlung des Kaufpreises in Raten liegt das alleinige Risiko auf Seiten des Verkäufers. Dieser übernimmt bei diesem Modell die Rolle einer Bank und ist gleichzeitig, ohne in Büroführung eingreifen zu können, von den Führungsqualitäten des Nachfolgers abhängig.

Die Beantwortung der Frage nach einem passenden Zahlungsmodell hängt nicht zuletzt auch wesentlich von steuerlichen Auswirkungen für beide Seiten ab. Spätestens nachdem eine grundsätzliche Einigung über den Verkauf und die Konditionen besteht, sollte ein Steuerberater in die Planung einbezogen werden. Dieser sollte Aspekte wie z. B.:

• Freibeträge
• Gesellschafts- und Rechtsform
• Sicherheiten
• Eigentumsvorbehalte
• Rücktrittsmöglichkeiten
• Schadersatzverpflichtungen

entsprechend der individuellen Situation darstellen und klären.

Grundlage für Überlegungen hinsichtlich der Bezahlung des Kaufpreises sollte ein Rechenmodell bilden, welches die Überlegungen widerspiegelt und jeweils steuerliche und monetäre Auswirkungen für Büroübergeber und –übernehmer aufzeigt.