UMSETZUNGSPHASE

 

Auftraggeber und Kooperationspartner

Im Umfeld eines Büros wird ab einem bestimmten Zeitpunkt genau beobachtet, wie die Büronachfolge geregelt ist. Bauherren und Kooperationspartner fragen sich, ob sie auch nach dem Ausscheiden des Inhabers mit dem Büro weiter zusammen arbeiten möchten und weiterhin Aufträge erteilen werden.

Gerade bei Architektur- und Ingenieurbüros finden Beauftragungen aufgrund einer manchmal langfristig aufgebauten persönlichen Beziehung statt, welche durch langjährige Zufriedenheit und Zuverlässigkeit gestützt wird. Diese Kontakte auf den Nachfolger zu übertragen gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Rahmen der Nachfolgeregelung.

Dabei genügt es nicht, Bauherren und Kooperationspartner von der Übergabe des Büros zu informieren. Diese müssen davon überzeugt werden, dass der Nachfolger Projekte ebenso gut, wenn nicht noch besser, abwickeln wird.

Um Geschäftsbeziehungen in dieser Form übergehen zu lassen, ist die Planung einer gemeinsamen Phase des Außenauftritts zu empfehlen. Innerhalb von gemeinsamen Terminen mit dem Übernehmer des Büros und Auftraggebern kann dieser vorgestellt werden. Bei diesen Terminen hat der Übernehmer die Gelegenheit von sich zu begeistern und an die bestehende Kundenbeziehung anzuknüpfen.

 

Beratungsorgan

Zur Unterstützung des Nachfolgers kann es hilfreich sein, einen Beirat als Beratungsorgan zu installieren. Dieser Beirat kann den Nachfolger über einen definierten Zeitraum begleiten und unterstützen.

Mitglieder dieses Beirats können zum Beispiel der Berater sein, der den Nachfolge-Prozess unterstützt hat, ein Steuerberater, der ehemalige Büroinhaber oder befreundete Unternehmer.

 

Krisenmanagement

Wenn eine gleitende Übernahme mit Zusammenarbeit innerhalb einer Partnerschaft geplant ist, oder der Büroübergeber in ein Beratungsgremium oder Beirat wechselt, kann es hilfreich sein, neben Verträgen, schriftliche Spielregeln als „moralische Richtlinien“ für die zukünftige Zusammenarbeit und Umgang miteinander zu vereinbaren. Diese können dabei unterstützen, Konflikten vorzubeugen, in die neuen, teils umgekehrten Rollen hineinzufinden sowie bei Differenzen zu schlichten. Ähnlich dem, wie es ein Mediator tun würde.

In diesen Spielregeln können z. B. folgende Punkte enthalten sein:

• „Aufgabe des Büroinhabers und der Geschäftsführung ist es, die Interessen des Büros zu vertreten und das Unternehmen zu führen. Aufgabe der Berater ist es, die Geschäftsführung zu beraten. Inhalt und Umfang ergeben sich aus dem Beratervertrag“
• „Die Partner werden gegenseitig dafür sorgen, dass der andere Partner jeweils zeitnah und umfassend über alle wichtigen geschäftlichen Vorgänge informiert ist“
• „Verstößt einer der Parteien gegen diese Spielregeln, so wird der andere ihn innerhalb von 36 Stunden auf diesen Verstoß hinweisen."

 

Beratervertrag

Für einen begrenzten Zeitraum kann es für den Büroübernehmer attraktiv und sinnvoll sein, den Büroübergeber als Berater zur Seite zu haben. Ebenso ist dies für viele Büroinhaber keine Belastung, sondern eher eine Möglichkeit, den Ausstieg aus dem eigenen Unternehmen sanfter zu gestalten. Die Rolle als „Berater“ des ehemals eigenen Unternehmens ermöglicht in idealer Weise, die Stärken und Kompetenzen des ehemaligen Inhabers einzusetzen.

Die Regelungen hierfür sollten klar definiert sein. Ein Ausstieg sollte für beide Seiten jederzeit problemlos möglich sein. Entsprechend gilt es, einen schriftlichen Beratervertrag zu erarbeiten, der alle relevanten Regelungen enthält.

 

"Loslassen"

Vielen Büroinhabern fällt es überaus schwer, sich aus dem Tagesgeschäft und der Büroführung herauszulösen. Es gelingt ihnen nicht, sich in den Hintergrund zu begeben und das Feld dem Nachfolger zu überlassen. Die Folge ist, dass Kontakte  nicht gezielt übergeben werden und die Profilierung des Büros, wie vor der Übergabe auch, auf den ehemaligen Büroinhaber zugeschnitten bleibt. Entscheidungen, gerade was die zukünftige Ausrichtung des Büros betrifft, werden nicht akzeptiert und kritisiert, im schlimmsten Fall wird sogar in die Büroführung eingegriffen.

In manchen Fällen erfolgt dies unbewusst, ohne „bösen Willen“ von Seiten des ehemaligen Inhabers, sorgt jedoch in jedem Falle für emotionale Probleme, Frustration und kommunikative Schwierigkeiten, nicht zuletzt auch im Mitarbeiterbereich. Es entsteht eine schlechte Stimmung. Im schlimmsten Falle führen diese Probleme sogar zum Scheitern der Nachfolgeregelung.

Für den Büroinhaber gilt es deshalb:

• Klare Regelungen in Bezug auf die gemeinsame Übergangsphase zu treffen.
• Entscheidungen zu respektieren, unabhängig davon, ob er sie selbst auch so getroffen hätte
• Zugeständnisse zu machen, dem Nachfolger ermöglichen, eigene Fehler zu machen
• Sich mit der Darstellung der eigenen Person zurück zu halten, sich langsam „unsichtbar“ zu machen
• Mit dem Nachfolger offen umzugehen und Feedback in Bezug auf die eigene Verhaltensweise einzuholen
• Sich eine Perspektive für die Zeit nach dem Ausscheiden zu schaffen

Je klarer die Spielregeln für den Umgang miteinander nach dem Stichtag der gemeinsamen Tätigkeit oder dem Übergabe-Stichtag sind, desto geringer ist das Risiko für spätere emotionale und kommunikative Schwierigkeiten.