VORBEREITUNGSPHASE

 

Büro vorbereiten

Generell gilt bei der Vorbereitung des Büros auf die Nachfolge: Je attraktiver und professioneller sich das Büro zum Übergabestichtag darstellt, desto leichter kann ein Nachfolger gefunden, desto höher ist der zu erlösende Kaufpreis und umso geringer sind die Reibungsverluste.

Deshalb gilt es in vielen Bereichen, nicht langsam das Engagement abflauen zu lassen, sondern im Endspurt die Ärmel hochzukrempeln und alle Potenziale auf Vordermann zu bringen.

Bei der Vorbereitung des Büros auf eine Übernahme oder Verkauf kann generell zwischen einer mittel- und kurzfristigen Vorbereitung differenziert werden.

Mittelfristige Vorbereitung

In Bezug auf die mittelfristige Vorbereitung des Büros gilt, dass eine Vorbereitungszeit von ca. zwei bis drei Jahren einen idealen Vorlauf bietet. In diesem Zeitraum sollte das Ziel sein, die Ertragskraft des Büros zu steigern. Dies wirkt sich unmittelbar auf den Bürowert und somit gleichzeitig auf den zu erzielenden Kaufpreis aus.

Innerhalb der mittelfristigen Vorbereitung des Büros sollten die Kosten analysiert und ggfs. unnötige Kostenbestandteile eliminiert werden. Parallel sollte untersucht werden, ob die Effizienz innerhalb der Projektbearbeitung gesteigert werden kann. In der Vorbereitungsphase sollte darauf geachtet werden, nicht mehr Personal zu beschäftigen als notwendig.

Hinsichtlich der Jahresabschlüsse sollte im Rahmen der mittelfristigen Vorbereitung des Büros darauf geachtet werden, „unschöne“ Posten auszugleichen, wie z. B. ein negatives Eigenkapital, hohe Posten an unfertigen Leistungen, Forderungen gegen Gesellschafter, negative Kapitalkonten etc.. Darüber hinaus gilt für den Büroinhaber, sich innerhalb der operativen Tätigkeit durch strukturelle Maßnahmen frühzeitig so entbehrlich wie möglich zu machen.

Kurzfristige Vorbereitung

Die kurzfristige Vorbereitung des Büros auf eine Übergabe beinhaltet die Gestaltung des eigentlichen Verkaufsprozesses. Hierbei sollten einige Aspekte beachtet werden, wie u. a.:

• Instrumente zur Überwachung der Bürowirtschaftlichkeit aktuell zu halten
• Je mehr Interessenten für die Übernahme des Büros in Frage kommen, desto höher der potenzielle Verkaufspreis
• Exklusivität mit Kaufinteressenten sollte so spät wie möglich vereinbart werden.
• Die Angebotsphase mit möglichst kurzen Fristen versehen
• Transparenz hinsichtlich aller bestehenden Verträge zu schaffen

 

Sich selbst entbehrlich machen

Je näher der Übergabezeitpunkt rückt, desto mehr müssen Sie dafür sorgen, dass das Büro, zumindest eine Zeit lang, auch ohne Chef funktioniert.

In vielen Fällen ist hierfür die Einrichtung einer zweiten Führungsebene möglich, die mit Vollmachten ausgestattet ist, regelmäßig miteinander kommuniziert und die Vorgaben des Chefs umsetzt. Auch in einem kleinen Büro sollten Vertretungen, auch für Notfälle, etabliert werden.

Wenn Nachfolger aus der Familie oder dem Kreis der Mitarbeiter stammen sollen, ist es eine gute Gelegenheit, diese hinsichtlich der Führungsaufgabe des Erfahrungen sammeln zu lassen. Solange Sie noch mit in die Führung des Büros eingebunden sind, können Sie notfalls noch eingreifen und Fehler korrigieren. Nach Ihrem Ausscheiden ist dies schwerer möglich.

 

Notfallordner anlegen

Unabhängig davon, ob eine Nachfolgeregelung langfristig geplant oder abrupt und zwangsweise durch Tod oder Krankheit erfolgt, müssen die Nachfolger Zugriff auf wichtige Unterlagen haben wie:

• Verträge
• Versicherungen
• Kontendaten
• Honorarforderungen
• Kundenlisten

Im Rahmen des Risikomanagements sollten diese Informationen in einem Notfallordner abgelegt werden, der halbjährlich aktualisiert wird.

 

Einbindung externer Experten

Der Schwerpunkt einer erfolgreichen Regelung der Büronachfolge liegt nicht in der Aufbereitung von Zahlen und Fakten sondern in der Zusammenführung von oft unterschiedlichen Interessenslagen und Standpunkten.

Häufig entstehen in der Zusammenführung von Interessen auf Seiten des Büroübergebers und –übernehmers Differenzen, die primär kommunikative Ursachen haben. Aus diesem Grund empfiehlt sich die Einbindung eines externen Experten und Moderators, der die gegenseitigen Interessen ermittelt und zusammenführt.

Konflikte zwischen Ihnen und dem potenziellen Nachfolger, auch wenn er aus der eigenen Familie stammt, können durch einen externen Moderator vermieden oder geschlichtet werden.

Bei der Regelung der Büronachfolge treten Fragestellungen auf, mit denen Sie in Ihrer unternehmerischen Praxis noch nicht konfrontiert wurden. Beziehen Sie deshalb frühzeitig kompetente Berater in Ihre Planung ein. Dazu gehören Unternehmer- und Unternehmensberater, Steuerberater, Rechtsanwalt, wie auch Experten bei den Kammern.

 

Nachfolger finden

Die Suche nach einem Nachfolger gestaltet sich nicht immer leicht. Viele Büroinhaber wünschen sich ihre Tochter oder ihren Sohn als Nachfolger. In vielen Fällen verfolgen diese jedoch andere berufliche Ziele, wollen nicht selbständig tätig sein und lehnen den Antritt der Büronachfolge ab. Noch gravierender ist, wenn ein Familienmitglied, vom Nachfolger unbewusst in die Rolle des Unternehmers gedrängt wird, ohne dass es dieses wirklich möchte. Die Auswirkungen zeigen sich dann oft zu spät.

Es gibt jedoch auch zahlreiche Beispiele, in denen die Regelung der Büronachfolge innerhalb der Familie sehr gut funktioniert! Eine wichtige Voraussetzung ist hier eine offene und kritikfähige Kommunikation innerhalb der Familie. Insbesondere sollten auch unangenehme Fragen besprochen und nicht verdrängt werden.

Der Nachfolger muss für sich die Frage beantworten, ob er die Nachfolge des Büros unter den ihm bekannten Rahmenbedingungen antreten möchte und ob er über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt.

Der Büroübergeber muss sich sicher sein, dass der Nachfolger die in ihn gesetzten Erwartungen erfüllen kann und dieser vollstes Vertrauen besitzt.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann ein Zeitplan erstellt, Defizite innerhalb der Kompetenzen ausgeglichen und insbesondere der Rollenwechsel vom Kind zum Partner und späteren Büroinhaber organisiert werden.

Stellt sich die Frage nach einem familieninternen Nachfolger nicht, da in der Familie kein Nachfolger vorhanden ist, müssen andere Optionen geprüft werden. In Frage kommen dann u. a.

• Mitarbeiter
• Kooperationspartner
• Konkurrenten
• Existenzgründer
• Einzelpersonen
• Expandierende Büros

Ein Nachfolger aus dem Kreise der Mitarbeiter hat, wie ein Nachfolger aus der Familie, den Vorteil, dass er das Büro und dessen Besonderheiten kennt.

Wenn Ihnen kein potenzieller Nachfolger bekannt ist, gilt es den Suchradius zu erweitern. Die Nachfolge-Börse bietet ihnen hierfür eine ideale Plattform. Parallel sollten Sie weitere Medien nutzen und das Angebot streuen.

Überlegen Sie sich vor dem Beginn der Suche jedoch gründlich, ob Sie nach außen hin selbst in Erscheinung treten möchten, oder ob sie ein Beratungsunternehmen zwischenschalten möchten. Diese Möglichkeit bietet den oft entscheidenden Vorteil, dass im Umfeld des Büros, wie bei Kunden etc. keine Unsicherheit entsteht und Sie Entscheidungsfreiräume länger behalten.

Ebenso bieten spezialisierte Beratungsunternehmen die Option, gezielt potenzielle Unternehmenskäufer und Büroinhaber zu finden sowie per direkter Ansprache auf das Verkaufsangebot aufmerksam zu machen.

 

Kompetenzprofil Nachfolger

Bei der Entscheidung für einen Nachfolger muss die wichtige Frage beantwortet werden, ob dieser hierfür geeignet ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob der potenzielle Nachfolger ein Familienmitglied, ein Mitarbeiter oder externer Käufer ist. Gerade jedoch bei Familienmitgliedern und Mitarbeitern gilt, dass ein guter Projektleiter und Ingenieur nicht gleichzeitig auch automatisch ein erfolgreicher und geeigneter Unternehmer ist.

Entsprechend Ihren Bürobedürfnissen gilt es, ein Kompetenzprofil für Ihren Nachfolger zu entwickeln und potenzielle Aspiranten daraufhin auf ihre Eignung hin zu überprüfen. Neben Persönlichkeitseigenschaften müssen dabei relevante Kompetenzen festgelegt werden.

Unter anderem muss beurteilt werden, wie ausgeprägt die Fähigkeit ist, Entscheidungen zu treffen und zu delegieren und wie es um Eigenschaften wie Konfliktfähigkeit, Einfühlungs- und Durchsetzungsvermögen sowie Gesprächsbereitschaft steht.

Bei möglichen Nachfolgern aus dem Familienkreis sollte sich der Büroübergeber bei der Abschätzung der Eignung die entscheidende Frage stellen, ob er das Büro auch dann an die Person übergeben würde, wenn diese nicht aus der Familie stammen würde.

Bei der Prüfung der potenziellen Nachfolger sollte hinterfragt werden, ob diese dem formulierten Anforderungsprofil entsprechen. Dabei gilt es, so objektiv wie möglich zu sein, insbesondere, wenn es um ein Familienmitglied geht. Ihr Berater sollte die unternehmerische Eignung ihres potenziellen Nachfolgers als Außenstehender prüfen.

 

Partnerschaft

Bei der Planung der Büronachfolge sollten Sie sich die grundsätzliche Frage stellen, ob Sie über einen definierten Zeitraum innerhalb einer Partnerschaft das Büro mit einem oder mehreren Nachfolgern gemeinsam führen möchten oder nicht. Unter anderem sollten Sie folgende Vor- und Nachteile abwägen:

Vorteile:

• Intensives gemeinsames Kennenlernen
• Ideal zur Übergabe von Kontakten
• Neuer Schwung und frische Ideen
• Positive Außenwirkung
• Möglichkeit zur Mitarbeiterbindung

Nachteile:

• Gemeinsames Haftungsrisiko (je nach Rechtsform)
• Gefahr, den Nachfolger in den Hintergrund zu drängen
• Gefahr des „nicht loslassen Könnens“

Für einen gleitenden Ausstieg kann eine Partnerschaft eine gute Möglichkeit sein. Steuerliche Auswirkungen sollten hierbei dringend beachtet werden.

 

Altersvorsorge

Im Zuge der Vorbereitung der Nachfolgeregelung spielt die Frage der Altersvorsorge des Büroinhabers eine wichtige Rolle. Viele Architekten und Ingenieure waren im Rahmen ihres Bürolebenslaufes nicht in der Lage, sich in jedem Jahr ausreichend um ihre Altersvorsorge zu kümmern. Oft wird auf den Erlös eines hohen Kaufpreises für das Büro gebaut. Dies birgt allerdings hohe Risiken, denn oft reicht der Wert des Büros und der bezahlte Kaufpreis nicht nicht zur Finanzierung der Altersvorsorge, es wird ein zu hoher Kaufpreis angesetzt oder es gibt keine geeigneten Interessenten für die Büronachfolge.

Daher sollten Sie rechtzeitig prüfen, ob Ihnen für die Zeit nach Ihrer beruflichen Tätigkeit ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung stehen. Erfassen Sie hierfür die Kosten, die für Ihren Lebensunterhalt anfallen, Miete, Essen, Kleidung, Auto, Urlaub, Kranken- und Unfallversicherung, Lebensversicherung, Zins- und Tilgungszahlungen für vorhandene Schulden, Einkommensteuer etc.. Um diese Kosten zu decken kommen Einnahmen in Frage wie u. a.:

• Versorgungswerk
• Sonstige Rentenzahlungen
• Pacht- oder Mieteinnahmen
• Verkauf von Privatvermögen

Darüber hinaus kann der Wert des Büros in die Planung einbezogen werden, sofern dieser in Bezug auf den erzielbaren Kaufpreis realistisch ermittelt wurde, z. B. als

• Einmahlzahlung
• Rentenzahlungen des Übernehmers
• Beratertätigkeiten beim Übernehmer
• Weitere kapitalmäßige Beteiligung am Büro des Übernehmers

Entsprechend sollten Sie planen, welche Form der Finanzierung eines Kaufpreises für Sie am günstigsten ist, ohne dass die Liquidität des Büros zu sehr belastet wird. Dabei spielen neben dem Kaufpreis Faktoren wie Zahlungsmodus und Rentabilität eine wichtige Rolle.

 

Bürowert

Die Ermittlung des Bürowertes und Kaufpreises für ein Büro gehört zu den schwierigsten und konfliktträchtigsten Aufgaben, insbesondere bei der Veräußerung des Büros an Mitarbeiter oder externe Nachfolger.

Der Büroinhaber möchte einen möglichst hohen Kaufpreis erzielen, zum Beispiel weil er diesen in die Sicherung seiner Altersvorsorge eingeplant hat, der Büroübernehmer möchte einen möglichst geringen Preis bezahlen, um zum Beispiel auch für finanzielle Eventualitäten nach der Büroübernahme gerüstet zu sein.

Die unrealistische Ermittlung des Bürowertes kann zu einer Gefahr für beide Seiten werden. Ein zu hoch eingeschätzter Bürowert führt auf Seiten des Büroübergebers dazu, dass er entsprechend diesen Erwartungen keinen Nachfolger findet, auf Seiten des Büroübernehmers dazu, dass dieser sich wirtschaftlich übernimmt und Schulden nicht getilgt werden können.

Zur Ermittlung eines für beide Seiten realistischen Kaufpreises bietet sich die Bürobewertung nach dem Statuswertverfahren von Dr.-Ing. Werner Preißing an. Dieses Verfahren ergibt ein transparentes und realistisches Bild des Büros, das einerseits Schwachstellen analysiert und andererseits Potenziale des Büros aufzeigt.

Weitere Informationen zum Thema Bürobewertung finden Sie hier:

Bürowert